なるほどブログ

DeNA,リクルート,SpeeeなどのIT界隈に出没している東大生です。今年の夏はサイバーエージェントでメディアの新規事業に関わります。

議事録初心者はこれだけ読んどけ!

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こんにちは、Yです。

今日は研究室のゼミで、議事録を担当していました。

僕の研究室は毎週火曜日がゼミで、教授と朝からディスカッションしています。

 

今は東京大学の医療系の研究室に所属していて、今日のテーマは「手術前評価機構の構築」でした。

手術前の執刀計画立案に対して、知の構造化を行うというものです。

医療は社会が持ちうる資産であるので、標準化してPDCAを回してどんどんいいものにしていこうよ!と言う研究室です。 

 

僕の研究室では、議事録は当番制なので3週間で1回ぐらいの割合で回ってきます。

とはいえ普段から議事録を取る習慣があるわけもなく、この機会に議事録について調べてみました。(サークルのミーティングでメモ程度に取っていたくらい。)

 

今回は議事録の書き方がテーマです。

議事録初心はこれだけ読んどけ!と書きましたが、僕が一番初心者なので一緒に勉強しましょう。笑

僕が辿ったルートを書いておくので、 あれ、議事録ってどうやってとるの?何を書けばいいの?そもそも何に書けばいいの?

と言った悩みを持った人の助けになれば嬉しいです!

 

困ったこと

議事録に書くべきことがわからない

 はい、まずこれです。

そもそも議事録って何を書けばいいんだっけ?何のために取るんだっけ?って話です。

 検索していてわかりやすかったのがこちらのサイト。

 

www.insource.co.jp

 

簡単に説明すると、読み手が知りたい情報を書きましょう。と言うことでした。

そもそも会議の目的は何なのか?と問うことで、必要な情報を出してみようと思います。

ゼミで例えると、研究進捗報告、結局既存の研究に対する考察、など様々な議題が存在しますが、結局は「何がわかって、何がわかっていなくて、じゃあこういう検討がこれから必要だよね。」ってことです。

 

そうなると、

◆決定事項

◆検討事項

ネクストアクション

と言った項目は必要だな。という風に考えていけば、何を書けば良いのかは少しずつ見えてきました。

 

 

議事録のフォーマットが欲しい

議事録のフォーマットがあったら楽なのになあ。

はい、これとても強く感じました。

ネットで検索してもそれっぽいのはたくさん落ちているんだけど、結局何がいいのかわからないし、何となく今回の会議にはあっていないような気がする。そんなものばかりで(単に僕の検索能力が低いだけかもしれません。)、何となく手出しできませんでした。

 

というわけで、ないのなら作ってしまおう!

例として研究室用の議事録のフォーマットを作ってみたので、参考にしてください(ただのリストアップです。)

 

◆会議名

◆会議日時

◆会議場所

◆参加者

◆欠席者

◆決定事項

◆検討事項

∟会議中に議論されたトピック(まだわかっていないこと)

ネクストアクション

∟具体的な今度の取り組みと期限

◆次回会議日時

 

 

議事録に何を書けばいいのかわからない

議事録の書き込む順序ですが、会議前にフォーマットを自分で作ってしまったのでとりあえずはこれに沿って、極力時系列に添いつつも、あくまでも事実の記述とそれに伴う示唆を記述できていれば及第点かなと思います。

とりあえず提出してみて、怒られたら直そうと思います。笑

 

また、どこまでが事実であって、どこからが解釈、示唆に当たるのかは明記しておくべきかと思われます。

 

タイピングが追いつかない

これは練習あるのみ、ですよね。

昔寿司打というタイピングゲームを使って練習していたんですけど、ブラインドタッチとかは全然できません。

また少しずつ練習していこうと思います。

Flashタイピング 【寿司打 - SushiDA -】

 

とりあえず今日の進捗はこれぐらいだったんですけど、またこれから何回か議事録担当になると思うので、デザインなど含めてその都度いい議事録の作り方を研究していこうと思います。

 

それでは、また。